Sua caixa de e-mail parece com as ruas depois do carnaval, ou seja, uma zona? Tranquilo se você for um desocupado que vive sem prazos para cumprir e metas a atingir. Porém, somente o fato de você estar lendo o Fluindo já é um sinal de que esse não é o seu caso!
Manter seus e-mails organizados pode parecer algo de pequena relevância em sua vida, porém, como diria David Allen, “devemos botar o lixo para fora” para conseguirmos nos focar no que nos trará realmente resultados. Para te dar uma mãozinha, o site 99% organizou 10 dicas para gerenciar melhor a caixa de e-mails:
1. Seja conciso. Ninguém gosta de e-mails longos (você gosta?). A não ser que seja do(a) namorado(a) (e olhe lá), e-mails enormes não funcionam. Além disso, uma boa parcela de nós tem checado as mensagens em smartphones, o que agrava ainda mais essa condição (não vá me dizer que você aprecia ler mensagens extensas na telinha do telefone!);
2. Comunique as “ações” antes, não depois. Quando for comunicar sobre uma reunião, por exemplo, fale primeiro sobre as ações que devem ser tomadas (passo-a-passo), depois sumarize os motivos para tal (e não o contrário).
3. Numere suas questões. Numere as perguntas que você fizer na mensagem. 1) Por quê? É que assim você diminui o risco do seu destinatário passar despercebido pela questão.
4. Deixe claros os seus objetivos. Envie as mensagens da maneira mais clara e objetiva possível. Se está disposto a fazer um acordo, por exemplo, seja pró ativo e lidere sua comunicação expressando logo o que pensou. Agindo assim você evita perder tempo aguardando que alguém tome a iniciativa. Mesmo que a contraparte discorde de você, o retorno tende a ser mais rápido e eficiente.
5. Inclua deadlines! Especifique os prazos para conclusão das tarefas citadas nas mensagens, ou mesmo para a própria resposta do e-mail. Claro que você não precisa ser autoritário(a), mas se você não avisar sobre os prazos, fica muito mais chato (e trabalhoso) sair cobrando depois.
6. Use “PSC” (ou “FYI”). Ou qualquer sigla que cumpra a função de informar ao seu destinatário que aquela mensagem contém informações que provavelmente são relevantes para ele, ao mesmo tempo em que não requer uma resposta (pelo menos não num curto espaço de tempo). Se você nunca ouviu falar das siglas, elas significam “Para Seu Conhecimento” e “For Your Information”.
7. Avise se for demorar para responder. Caso você por algum motivo não possa responder à mensagem no tempo que acha que seu destinatário espera, faça a gentileza de respondê-la pelo menos avisando que vai demorar. Esta ação é especialmente importante se houver uma tarefa de sua responsabilidade que não poderá ser executada no prazo previsto. Bem melhor do que deixar passar e pedir desculpas depois, né?
8. Use linhas de assunto expressivas e atraentes. Afinal, se você está muito ocupado, há grandes chances da pessoa do outro lado da tela também estar. E você quer que ela leia sua mensagem a tempo, certo? Quer motivo mais claro para deixar a linha de título atraente?
9. Maneire no tom! E-mails nervosos jamais são uma boa ideia. Se já é complicado entender o tom da pessoa que escreve normalmente, imagine o estrago que um e-mail raivoso poderia causar no seu relacionamento com o destinatário! Por mais que você possa desejar matá-lo naquele momento, é sempre melhor esfriar a cabeça antes. Na dúvida, use o telefone. Ou, melhor ainda, vá até lá pessoalmente, se possível.
10. Cuidado com a opção “responder a todos”. Nas mensagens enviadas a grupos enormes de pessoas, não use a opção “responder a todos” a menos que seja absolutamente necessário. Nesses casos, a mensagem original é para todos, mas a sua resposta provavelmente não.
Pronto! Com estas dicas você vai revolucionar a organização da sua caixa desleixada de e-mails. Em resumo, a ideia central é manter respostas curtas e diretas, sem que isso signifique ser rude. Talvez você precise de algum treino até conseguir ser breve e educado ao mesmo tempo, mas estas sugestões são ótimos pontos de partida. Quando menos perceber, você já terá atingido o ponto em que poderá naturalmente ignorar os e-mails certos e focar nos relevantes.
DICAS TRADUZIDAS POR http://www.traineeambev.com.br/2011/04/19/10-dicas-para-gerenciar-melhor-sua-caixa-de-e-mails/