Dizer que fazer por primeiro as coisas mais importantes é um dos segredos do sucesso pode parecer senso comum, mas com certeza está longe de ser prática comum. Vivemos deixando de fazer coisas importantes para apagar incêndios, ou vai dizer que nunca deixou de ler aquele artigo importante para sua carreira profissional para responder a e-mails urgentes?

Não que você não deva responder seus e-mails. O que você precisa é começar a utilizar a Matriz de Gerenciamento do Tempo! Quando digo usar, é usar mesmo, e não somente conhecê-la.

	Urgente	Não urgente
Importante	QUADRANTE I Crises; Problemas urgentes; Incêndios; Projetos com data marcada.	QUADRANTE II Prevenção; Desenvolvimento de relacionamentos; Identificação de novas oportunidades; Planejamento, recreação.
Não importante	QUADRANTE III Interrupções, questões urgentes; Correspondência, telefone, relatórios; Reuniões; Atividades comunitárias.	QUADRANTE IV Pequenas tarefas, detalhes; Perda de tempo; Atividades agradáveis.

 

Quadrante 1

Coisas Importantes e Urgentes: neste quadrante é onde a “coisa pega fogo”, aqui agem as famosas pessoas bombeiro, que vivem apagando incêndios. É o quadrante do stress que reflete a incompetência em planejar ou prever obstáculos.

O que você pode fazer: resolvê-las logo, sem choramingar ou gritar com os outros, pois a culpa é sua que deveria estar trabalhando no quadrante 2.

Quadrante 2

Coisas Importantes e Não Urgentes: aqui é onde você deve se concentrar, antes das atividades deste quadrante se tornarem urgentes (estressantes)! É onde planejamos, antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas. É o quadrante da qualidade e produtividade sem stress.

O que você pode fazer: prepare uma agenda e estude sobre métodos de produtividade pessoal aqui no Fluindo (ZTD e GTD).

Quadrante 3

Coisas Não Importantes e Urgentes: é o quadrante da ilusão! Muitas vezes achamos que por algo ser urgente é importante, o que é um grande erro. Muitas das coisas que estão aqui são importantes para outras pessoas, porém não para você.

O que você pode fazer: diga NÃO com respeito e diplomacia, ou delegue.

Quadrante 4

Coisas Não Importantes e Não Urgentes:esse é o quadrante da televisão e do Facebook para a maioria das pessoas (me incluo). As atividades aqui são improdutivas, sem valor e “comedoras” de tempo. Outra característica interessante das coisas encontradas neste quadrante é que todas são agradáveis de fazer.

O que você pode fazer: reduzir o máximo possível destas atividades.

 

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Voltando ao assunto do primeiro parágrafo, onde comentei sobre deixar de ler um artigo importante para responder a e-mails urgentes. Sabe como conseguir ler o material importante para sua profissão e ao mesmo tempo responder e-mails? Cada pessoa tem suas respostas, e abaixo seguem as minhas, todas baseadas em trabalhar no Quadrante 2.

A primeira coisa é responder os e-mails o mais rápido possível. Depois, ao invés de esperar os próximos e-mails urgentes chegarem para atrapalhar outra atividade, estude uma forma de prevenir isto. Este estudo é uma atividade do Quadrante 2… uma atividade preventiva. Algumas soluções que encontrei: treinar alguém para me ajudar a responder e-mails; utilizar alguma ferramenta de “respostas enlatadas de e-mail” (aprenda clicando no link); utilizar a técnica 3Frases (aprenda clicando no link).

Viu só como é possível deixar de ser um bombeiro-louco-estressado-apagador-de-incêndios? O negócio é planejar e prever possíveis imprevistos… e isto você consegue sabe como? Conversando com as pessoas, treinando, estudando, pesquisando, tendo uma visão macro e, modéstia parte, lendo os artigos aqui do Fluido!

Tem alguma atividade que insiste em se encontrar no Quadrante 1? Escreva nos comentários abaixo… talvez alguém possa lhe ajudar a passá-la para o Quadrante 2!